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[Musique] bonjour à toutes et tous comme vous avez pu le constater dans d'autres vidéos la maîtrise du public postale permet de
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gagner en efficacité sur la mise en œuvre d'action et d'éditer des documents soignés en tant que personnel de direction il est important que vous maîtrisiez personnellement cet outil la compréhension et la maîtrise du procédé vous permettront d'optimiser son
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utilisation de l'étendre à de multiples situations pour gagner du temps sur chacune d'entre elles de former et d'accompagner vos secrétariats et les dépanner si besoin avec l'objectif ensuite de déléguer davantage alors comment mettre en place un public
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postage quel fonctionnalité un peu plus avancée vont mettre utile on va découvrir tout ça ensemble [Musique] il est indispensable d'avoir un tableau Excel propre qui contient l'ensemble de vos données pour cela je vous invite à
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deux choses à mettre en place des tableaux structurés comme on l'a vu dans la vidéo sur l'organisation des épreuves orales à bien respecter les formats d'excels sous Excel un format horaire doit être saisi comme indiqué dans cette
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cellule et un format date comme ceci pour formater la colonne selon un format on va sélectionner l'intitulé de la colonne faire un clic droit Format de cellule et ici on vient sélectionner la
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catégorie et le type qui nous intéresse [Musique] on va prendre l'exemple d'oref on dispose de deux documents notre tableur Excel d'un côté avec nos données et la
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convocation qu'on souhaite publier alors que va faire le publipostage le public postage il va récupérer des champs de notre tableau Excel pour les intégrer dans notre document word on va utiliser pour cela l'assistant en public postale
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qui va grandement nous faciliter la vie pour cela je vais aller dans l'onglet Publipostage démarrer la fusion et le public postage et sélectionnez l'assistante fusion c'est une lettre je vais indiquer suivantes je vais utiliser
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le document actuel et je vais sélectionner les destinataires je parcours mon ordinateur pour trouver ma base de données je la sélectionne et je l'ouvre
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je sélectionne l'onglet qui correspond bien à ma base de données et je fais ok à partir de là vous voyez que le public postage a repéré les champs du fichier Excel et me propose une liste de champs que je vais pouvoir insérer dans mon
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document Word j'ai ici accès à l'insertion de champ de fusion je vais par exemple me mettre devant le nom que je souhaite insérer je vais insérer un champ de fusion et je vais prendre le nom je peux faire la même chose avec le
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prénom et l'ensemble des autres chambres publipostage si je veux voir ce que le publipostage va donner je peux utiliser le bouton Aperçu des résultats et vous voyez qu'ici il me propose ici non un prénom un si je veux voir ce que ça
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donne sur les autres aperçus je clique ici sur la liste une fois que vous avez inséré vos champs de fusion vous avez une convocation qui est prête à être publiée pour éditer les documents avec les données que vous souhaitez ou dans l'ordre que vous le souhaitez vous vous
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rendez dans modifier la liste des destinataires ici vous voyez qu'il vous présente l'ensemble des champs qui sont présents dans votre document et vous avez deux fonctions trier et filtrer si
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je ne veux éditer que les convocations de la première G9 j'indique ici première G9 je fais ok vous voyez qu'il m'extrait les champs de la première G9
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et ensuite je peux lui demander de les filtrer pardon à ce moment là j'aurai les convocations des premières G9 qui sortiront dans l'ordre alphabétique si je veux éditer l'ensemble de mes convocations par
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classe et par ordre alphabétique je vais me positionner dans trier je vais faire trier par classe en premier étrier par nom en deuxième auquel cas j'aurai l'ensemble de mes convocations
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de première G1 classées par l'alphabétique puis première G2 classée par dans l'alphabétique etc alors quelles sont les fonctionnalités avancées que je vais vous présenter dans cette vidéo on va voir trois fonctionnalités avancées qui sont pratiques dans notre quotidien pour la
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mise en place des actions dans l'établissement la première c'est le formatage des champs de dates et d'heures on peut constater que la date s'affiche au format américain et leur avec ce format là aussi ça évidemment ça
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nous convient pas on va enrichir nos codes de champ pour modifier l'affichage et faciliter ainsi la lecture et le travail de nos secrétariats pour cela je vais utiliser la fonctionnalité basculer
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les codes de champ donc je me positionne ici sur le champ qui m'intéresse que je dois modifier je fais basculer les cotes de champ une fois que j'ai basculé mes cotes de champ vous voyez que sur ces deux champs là j'ai ajouté une petite partie de texte qui te permet de
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garantir un affichage satisfaisant de méchantes publipostage alors une astuce je vous conseille de garder ces codes de champ quelque part sur une note ou sur un fichier Word pour que vous puissiez faire des copier-coller ensuite et les réutiliser dans tous les documents vous
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pouvez constater qu'en utilisant ces codes de champ on passe de ce format de date là à celui-là et à ce formater là à celui-là deuxième fonctionnalité avancée dont je voulais vous parler c'est pour l'édition des pochettes de jury pour
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éditer nos pochettes jury je vais retourner dans la liste de destinataires je vais décocher l'ensemble des lignes ici et je vais ne sélectionner qu'une seule ligne par jour pour mon jury une fois que ça sélection est faite je fais
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OK et je lance mon public postage ainsi je n'aurai qu'une seule pochette par demi-journée ou par journée d'examen pour mon jury avec le public postage vous pouvez aussi imprimer des étiquettes d'anonymat ou de table qui peuvent vous servir pour les examens
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vous le trouvez au début dans l'assistante fusion ici vous avez la possibilité au lieu d'éditer une lettre d'éditer des étiquettes le publipostage présente des avantages pour les personnels de direction en
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particulier pour ceux qui sont sur des structures imposantes tout d'abord on a un gain de temps notable sur l'organisation des épreuves en gagne en efficacité pour les oraux le grand oral les épreuves blanches etc et on gagne
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aussi en sérénité lors du déroulement de ses épreuves ensuite il nous permet d'éditer des documents propres clairs calibrés et chacun se les approprie au fur et à mesure une fois ces outils
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maîtrisés on a la possibilité de former nos secrétariats pour les faire monter en compétences ensuite on pourra déléguer davantage et nous recentrer sur le pilotage pédagogique personnellement j'utilise le public postage très souvent
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pour les pochettes les jurides d'examens les pochettes de conseils de classe la distribution de convocation par les PP etc je l'utilise aussi pour les étiquettes et les convocations des élèves c'est un outil indispensable pour vous et vos secrétariats je vous
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remercie de m'avoir suivi dans cette vidéo j'espère qu'elle vous sera utile pour enrichir vos pratiques et celle de vos secrétariats en téléchargement vous trouverez tous les documents utilisés pour cette vidéo à bientôt à toutes et tous
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[Musique]
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