La clôture comptable, c'est le moment de vérité pour les trésoriers et trésorières d'association. Sans un peu d'anticipation et d'organisation, ça peut vite devenir un casse tête. Mais rassurez vous, on est là pour vous aider et vous verrez qu'en fait, c'est vraiment pas si compliqué. Dans cette vidéo, on va voir ce qu'est une clôture comptable, à quoi ça sert. Et quelques conseils pour limiter les risques et vous faciliter la tâche à l'avenir. Avant d'y aller, n'hésitez pas à vous abonner à la chaîne AssoConnect et à activer la cloche pour être prévenu quand on en sortira de nouvelles. Allez, cette fois, c'est parti !

Alors déjà une clôture comptable, c'est quoi ? Et pourquoi il y en a une chaque année ? Il y a un concept super important en comptabilité, c'est l'indépendance des exercices. La vie de l'association est découpée en périodes indépendantes, d'une durée, le plus souvent, d'un an. Pour résumer, un exercice comptable, ça commence avec une situation initiale et ça se termine avec la clôture comptable qui acte la fin de l'exercice et le début du suivant. Mais pourquoi on fait ça et à quoi ça sert ? La clôture comptable, c'est un état des lieux de fin d'année.

Ça permet de figer l'exercice. Il n’est plus possible de le modifier par la suite, de préparer l'exercice suivant et de générer des états financiers dont le compte de résultat et le bilan financier. Techniquement, ce n'est pas obligatoire pour la plupart des associations, mais dans les faits, si vous avez déjà fait une demande de subvention, vous savez combien ces documents sont précieux. Les financeurs sont de plus en plus exigeants en termes de transparence financière. Ils veulent être certains que les fonds seront bien utilisés et on peut les comprendre. Pour l'anecdote, un débat fait rage.

Les comptables utilisent largement le terme de clôturé pour indiquer qu'on procède à la clôture de sa comptabilité. Les puristes et l'Académie française ne s'y aventurent pas et préfèrent le terme de “clore”. Nous, on a choisi de ne pas choisir et on utilise les deux. Mais à vous de choisir votre camp. La norme veut que la clôture comptable soit effectuée pendant le premier trimestre suivant la fin de l'exercice. Généralement, cette date est indiquée dans les statuts de votre association. Il est conseillé de ne pas traîner, mais il n'est pas non plus obligatoire de l'effectuer tout de suite,

sauf si vous déclarez à l'administration. Dans ce cas, une date est fixée. Quoi qu'il en soit, vous pouvez parfaitement travailler sur deux exercices pendant une petite période. L'exercice comptable peut être calqué sur l'année civile du 1ᵉʳ janvier au 31 décembre, mais pas seulement ! Si vous êtes à la tête d'une association sportive, les dates de vos exercices peuvent suivre les dates de votre période d'activité du 1ᵉʳ juillet au 31 juin par exemple. En cas de besoin, vous pouvez aussi modifier la date de clôture de votre exercice.

Comme cette date est fixée par vos statuts, il va falloir modifier ce point. Et pour ça, il va falloir passer par une assemblée générale extraordinaire. C'est faisable mais c'est un peu lourd en termes d'organisation, donc mieux vaut l'anticiper. Avant de clôturer ou de clore un exercice comptable, il est d'usage d'effectuer certaines vérifications pour que les documents présentés ensuite soient aussi fiables que possible. Ces contrôles sont facultatifs, ils sont juste là pour vous guider. La seule chose qui peut vraiment bloquer votre clôture, ce serait d'avoir une caisse négative et donc du découvert.

Imaginez que votre compta, c'est comme une boîte en fer dans laquelle vous gardez votre argent. Une boîte en fer, elle ne prête pas d'argent. Et ben là, c'est pareil. Je vous propose donc une checklist à suivre avec les principaux points de contrôle. Le premier c’est de vérifier vos soldes de départ de l’exercice, en particulier si vous changez d'outil d'un exercice à l'autre pour que vos soldes de départ correspondent bien à la situation réelle. Le deuxième, c'est de vérifier vos comptes de trésorerie. Pour ça, vous allez faire votre rapprochement bancaire pour vérifier les mouvements et détecter d'éventuels oublis ou des doublons.

Puis vous allez vérifier que le montant que vous avez en comptabilité correspond à la réalité de vos caisses. Votre caisse, encore une fois, elle ne doit pas être négative. Il n'est pas normal d'avoir plus de sorties que d'entrées. On se rappelle de la boîte en fer. Ensuite, vous allez vérifier aux charges et produits. Pour ça, vous commencez par comparer les soldes entre l'exercice N et N-1. Ça va vous permettre d'identifier les irrégularités et si besoin, d'ajuster avec des saisies plus avancées comme les produits ou charges constatés d'avance ou les factures non parvenues.

On va ensuite vérifier ces dettes et créances pour ça, on les passe tout en revue pour vérifier qu'il n'y a pas d'oubli. Normalement, l'exercice du rapprochement bancaire limite les incohérences à ce niveau. Et pas de panique, si vous avez saisi à plusieurs reprises une adhésion, vous allez rapidement vous en apercevoir. Alors normalement, vous y voyez déjà plus clair sur le concept de clôture comptable et les étapes pour vous aider à limiter le risque d'erreur. Pour conclure, je vous donne trois conseils simples pour rendre votre clôture encore plus simple l'an prochain.

Le premier concerne le fameux compte d'attente où on met les écritures en attente, savoir à quel compte on va les attribuer. Je sais que ça peut être tentant d'y mettre plein de choses, mais vraiment, évitez-le au maximum. Vous ne vous rendez pas du tout service, ça doit rester exceptionnel. Deuxième conseil : sensibiliser le reste de l'association à la gestion de trésorerie. Si vos bénévoles ont des frais, c'est parfois difficile d'obtenir les justificatifs rapidement. Mais c'est super important pour que vous évitiez de vous arracher les cheveux à la clôture. Donc c'est un petit effort pour eux, mais un énorme plus pour vous.

Alors n'hésitez pas à marteler le message régulièrement si besoin. Dernier conseil et sûrement le plus important : tenez votre comptabilité tout au long de l'année et n'attendez pas le dernier moment parce qu'il sera trop tard pour retrouver à quoi correspond telle ou telle opération précise. Faites des contrôles réguliers au cours de l'exercice, par exemple avec un rapprochement bancaire mensuel. Et avec ça, votre clôture comptable sera une formalité. Si vous avez aimé cette vidéo, si elle vous a semblé utile, n'hésitez pas à la partager autour de vous et à nous laisser un petit pouce vers le haut.

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