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avez vous vraiment besoin d'organiser cette réunion je vous conseille fortement de ne pas participer aux réunions s'il n'ya déjà pas d'ordre du jour si vous ne savez pas quel rôle vous avez à
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jouer dans cette réunion ou s'il manque un décideur pour valider un projet par exemple pour valider budget il n'y a pas le trésorier du club j'appelle clément je suis le créateur de
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petits massot et aujourd'hui je vais vous partager toutes les astuces pour organiser une réunion efficace comme vous vous en doutez je ne suis pas un adepte des réunions je trouve que la plupart sont inutiles
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rien ne s'y passe et donc c'est une perte de temps pour moi les seules réunions qui sont indispensables c'est celle qui rassemble des personnes pour résoudre un problème ou prendre une
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décision qui les concerne tous du coup dans cette vidéo je vais vous expliquer étape par étape la marche à suivre pour optimiser votre réunion avant la réunion le but sera de la
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préparer la préparer pour mieux prémâché le travail de tous les participants et ainsi optimiser le temps de réunion pour ça vous devrez définir tous les
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objectifs de la réunion pourquoi vous le réussissez et quels résultats vous souhaitez atteindre vous allez ensuite définir les outils et les méthodes que vous allez mettre en place pour mener à bien cette réunion
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par exemple le brainstorming les travées du groupe les tours de table ou tout simplement à l'analyse de documents vous allez après identifier les personnes ressources pour cette réunion
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vous allez les invités donc ce sont les personnes qui vont décider du projet ou les personnes qui vont vous aider à le mener à bien vous allez ensuite fixer le lieu le jour et l'heure de votre réunion
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pour le lieu choisissez un endroit calme clos où les personnes pourront s'exprimer sans avoir peur d'être entendus et avec des tables et des sièges si possible confortable
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pour fixer le jour de la réunion je vous invite vraiment à utiliser doodle jeu le lien dans la description c'est un logiciel gratuit qui vous permet de
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renseigner des plages horaires où chacun personne va pouvoir mettre ces lits disponibles et ensuite vous aurez le résultat de nombre de personnes disponibles à cette réunion et vous pourrez donc du coup choisir la réunion
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où il ya le plus de participants pour le jour il n'y a pas grande vérité à vous de voir en fonction des personnes disponibles ce que je vous conseille quand même c'est d'avoir une récurrence en termes de jours par exemple vous réunissez
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souvent les mardis je vous conseille d'identifier deux horaires un horaire d'accueil et un horaire de début de réunion par exemple pouvait convié les personnes à partir de 19 heures à venir
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et vous leur dites que à 19h15 la réunion commencera même si à des retardataires pour l'ordre du jour vous pouvez l'envoyer en deux fois la première fois voulant verrait en temps
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votre doodle avec les grandes lignes et pourquoi vous souhaitez les réunir et ensuite pourrait l'envoyer dans un second temps quand vous avez le jour exact avec l'heure exacte de la réunion
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et tous les participants pourraient comme ça à affiner votre du jour et les thèmes à aborder je vous conseille également de minutes et chaque thème afin de cadrer au mieux la réunion n'oubliez pas de laisser un
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temps pour les questions diverses posées directement la question à vos participants par mail si vous avez des questions nous y répondrons dans les questions diverses prenez à peu près une dizaine de minutes pour ces thèmes-là à partir d'une heure
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de réunion on se rend compte que beaucoup de participants sont moins productifs je vous invite donc à essayer de condenser votre réunion pour qu'elle tienne sur trois quarts d'heure une heure si jamais vous ne pouvez pas et
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vous devez prolonger cette réunion prévoyez une grosse pause pour que les gens puissent récupérer s'aérer l'esprit pour finir vous allez devoir identifier les rôles principaux de votre réunion
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donc nous avons l'animateur je n'ai d'ailleurs pas forcément le président je reviendrai plus en détails après vous avez ensuite le secrétaire donc la personne qui va prendre des notes et vous pouvez aussi également identifié un
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timer c'est la personne qui ra au respect du temps pour chaque thème abordé juste avant la réunion je vous invite à arriver au moins un quart d'heure en avance le but sera
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d'accueillir tous les participants et de les mettre dans les meilleures conditions vous devrez organiser la salle de réunion comme vous souhaitez en fonction de notre objectif pensez aussi à apporter des bouteilles
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d'eau car un cerveau déshydraté et à cerveau qui marche moins bien je vais maintenant vous détailler le contenu de la réunion je vais vous donner ma méthodologie pour rien oublié et avancer correctement vers
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votre objectif les premières choses je pense que c'est important que sur le président qu'il efface un c'est de présenter des nouveaux membres ou de nouvelles personnes s'il y en a ensuite c'est de donner les règles de conduite
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de cette réunion par exemple on est un tout son téléphone ensuite identifier les personnes qui doivent partir un peu plus tôt si vous avez certains sujets à traiter avec eux ce sera peut-être important de réorganiser votre ordre du
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jour après il faudra re donner l'ordre du jour à tout le monde et pourquoi vous souhaitez aborder ces thèmes fait un point sur ce qui s'est
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passé avant donc par exemple s'il ya un compte rendu de la dernière réunion c'est un résumé et rappeler le contexte de ce qui a déjà été mis en place si vous avez des documents importants à
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analyser je vous conseille de faire un résumé de ces documents parce qu'avec général très peu de personnes de l'élise en amont de la réunion je vois vraiment l'animateur comme un chef d'orchestre c'est lui qui va guider
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la réunion il va insuffler le rythme et la cadre et s'il le faut pour guider au mieux la réunion il faut penser que cette régnante est une réunion collectif c'est à dire que toutes les personnes doit être active est de participer à
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cette réunion vous allez donc déroulée votre ordre du jour commencer par les choses est plus importante si jamais il vous manque du temps vous aurez au moins traiter ce qu'il fallait
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faire en premier ensuite un animateur doit plus écouté que parler doit vraiment faire participer tout le monde à les questionner les personnes qui sont timides pouvez soit
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les questionner avec des questions fermées où ils répondront par oui ou par non par exemple est ce que tu es d'accord avec ce qui a été dit ou des questions ouvertes donne nous ton avis sur ce sujet en
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fonction des actions identifiées à faire pour le développement de votre association l'animateur devra distribuer les tâches à chacun c'est ce que j'appelle le qui fait quoi donc il sera très important de mettre un
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nom sur chaque action vous pouvez aussi avec tous les participants planifier la prochaine réunion pour faire le suivi de ce projet juste après la réunion et c'est important de réunir tout le
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monde autour d'un pot de l'amitié ça permet de continuer à travailler sur la cohésion de groupe et la convivialité certaines personnes pourront vous donner des idées qui n'ont pas forcément eu
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pendant la réunion ou de s'exprimer un peu plus librement il va être important de faire le compte rendu assez rapidement demandé aux participants de faire un retour sur ce compte rendu peut-être qu'il ya des choses qui ont été oubliés enfin vous pouvez demander
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l'avis à chacun sur le déroulement de la réunion si vous souhaitez l'améliorer je vous invite donc dès maintenant à faire un doodle pour réunir toutes les dispositions de chacun et cani du temps
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sur l'organisation de notre réunion comme d'habitude si vous avez des questions peut m'envoyer un mail je me ferai un plaisir de vous y répondre j'ai lancé une newsletter ou j'apporte encore plus de contenu sur le développement du
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monde associatif je vous mets le lien description n'hésitez pas à vous inscrire vous recevrez un mail tous les mardis à 10 heures vous aurez tous mes astuces je vous remercie encore une fois de votre écoute
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à très bientôt pour une nouvelle vidéo [Musique] [Musique]
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